Riunione periodica art. 35: quando farla e verbale
Aggiornato il 10 luglio 2026 · Lettura 6 min · di IncaricoRSPP
Te lo dico subito, perché è l'errore che trovo più spesso quando prendo in carico un'azienda sopra i 15 dipendenti: il DVR c'è, le nomine ci sono, ma dei verbali della riunione periodica nemmeno l'ombra. «Ah, ma ci parliamo tutti i giorni con i ragazzi». Non basta. La riunione periodica di prevenzione e protezione prevista dall'art. 35 del D.Lgs 81/2008 è un adempimento formale, con partecipanti precisi, un ordine del giorno fissato dalla legge e un verbale da conservare. In questa guida vediamo quando è obbligatoria, chi deve sedersi al tavolo, cosa si discute e come la organizzo concretamente per i miei clienti come RSPP esterno.
Quando la riunione periodica è obbligatoria
La regola è secca: nelle aziende e unità produttive con più di 15 lavoratori la riunione va indetta almeno una volta all'anno (art. 35, comma 1). Attenzione al conteggio: si parla di lavoratori ai sensi dell'art. 2 del decreto, non solo di dipendenti a tempo indeterminato. Somministrati, apprendisti e, in molti casi, collaboratori che operano stabilmente in azienda entrano nel calcolo. Un' azienda di logistica che ho seguito a Bergamo era convinta di essere «a 14» perché contava solo gli assunti diretti: con i quattro interinali fissi in magazzino era a 18, e la riunione non l'aveva mai fatta.
Oltre alla scadenza annuale, la riunione va convocata anche in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio: nuovo capannone, nuova linea produttiva, introduzione di macchine o sostanze diverse, riorganizzazioni importanti. E c'è un dettaglio che pochi conoscono: nelle aziende fino a 15 lavoratori la riunione non è obbligatoria a cadenza annuale, ma il RLS può chiederne la convocazione proprio quando cambiano in modo significativo le condizioni di rischio (art. 35, comma 4). Se il tuo RLS la chiede, non puoi ignorarlo.
Chi partecipa: le quattro sedie del tavolo
Il comma 1 dell'art. 35 elenca i partecipanti obbligatori:
- il datore di lavoro o un suo rappresentante (un dirigente delegato va benissimo, il titolare non deve esserci per forza di persona);
- l'RSPP, che nella pratica è quasi sempre chi organizza e conduce la riunione — se non l'hai ancora designato, parti dalla nomina del RSPP, che è il primo adempimento in assoluto;
- il medico competente, dove nominato — sui casi in cui serve ho scritto una guida dedicata al medico competente;
- il RLS (o il RLST territoriale, se i lavoratori non hanno eletto un rappresentante interno).
Nulla vieta di allargare il tavolo: preposti, responsabile HR, addetti alle emergenze. Io lo consiglio spesso, perché la riunione funziona quando chi conosce i problemi reali dei reparti è presente. Ma le quattro figure di legge devono esserci, e la loro presenza (o assenza giustificata) va messa a verbale. La mappa completa di questi ruoli la trovi nell'articolo sull'organigramma della sicurezza aziendale.
L'ordine del giorno fissato dalla legge
Il comma 2 dell'art. 35 non lascia spazio alla fantasia: ci sono quattro punti che il datore di lavoro deve sottoporre all'esame dei partecipanti.
| Punto obbligatorio | Cosa significa in pratica |
|---|---|
| Documento di valutazione dei rischi | Il DVR è ancora attuale? Ci sono rischi nuovi, reparti cambiati, valutazioni da rifare? |
| Andamento infortuni, malattie professionali e sorveglianza sanitaria | Registro infortuni e near miss dell'anno, relazione anonima collettiva del medico competente, eventuali idoneità con limitazioni. |
| Criteri di scelta, caratteristiche tecniche ed efficacia dei DPI | I guanti antitaglio vanno bene? Gli otoprotettori vengono usati davvero? È il momento in cui il RLS porta la voce dei lavoratori. |
| Programmi di informazione e formazione | Pianificazione di corsi e aggiornamenti per lavoratori, preposti e dirigenti — qui incrocio sempre lo scadenzario della formazione sicurezza dei lavoratori. |
Il comma 3 aggiunge due temi facoltativi ma preziosi: i codici di comportamento e buone prassi per prevenire infortuni e malattie professionali, e gli obiettivi di miglioramento della sicurezza sulla base delle linee guida per i sistemi di gestione. Nelle aziende che seguono un percorso ISO 45001 o vogliono ridurre il tasso INAIL, questa seconda parte è quella che vale di più.
Il verbale: il documento che ti salva in ispezione
L'art. 35, comma 5, è chiarissimo: della riunione deve essere redatto un verbale, a disposizione dei partecipanti per la consultazione. Quando arriva l'ASL o l'Ispettorato, la sequenza è sempre la stessa: DVR, nomine, attestati di formazione e — quarto documento della lista — i verbali delle riunioni periodiche degli ultimi anni. Un verbale fatto bene contiene:
- data, luogo (o modalità in videoconferenza) e orario;
- elenco dei presenti con ruolo e firma;
- i quattro punti dell'ordine del giorno con la sintesi della discussione;
- le decisioni prese: azioni di miglioramento, responsabili e scadenze (è la parte che trasforma la riunione da rito a strumento);
- eventuali osservazioni del RLS o del medico competente messe a verbale.
Un consiglio da chi ne ha scritti a centinaia: evita i verbali fotocopia, identici anno dopo anno. Un ispettore esperto li riconosce al primo sguardo e sono un autogol, perché suggeriscono che la riunione sia stata fatta solo sulla carta.
Le sanzioni per chi non la convoca
La convocazione della riunione periodica è un obbligo del datore di lavoro e dei dirigenti (art. 18, comma 1, lett. v). La violazione è punita dall'art. 55, comma 5, lett. e) con l'arresto da 2 a 4 mesi o l'ammenda da 921,38 a 4.914,03 euro (importi rivalutati). È una contravvenzione: con la prescrizione ex D.Lgs 758/1994 puoi regolarizzare pagando un quarto del massimo, circa 1.228 euro, oltre naturalmente a dover fare la riunione. Ma il danno peggiore non è la multa: se succede un infortunio serio, l'assenza sistematica delle riunioni periodiche diventa un mattone dell'accusa di colpa organizzativa. Ne ho parlato anche a proposito delle sanzioni per la mancata nomina del RSPP: gli adempimenti formali sono la prima linea di difesa del datore di lavoro.
Come la gestisco per i miei clienti
Nelle aziende che seguo con incarico annuale, la riunione periodica non è un appuntamento improvvisato a dicembre. Il metodo è questo:
- La abbino al sopralluogo annuale: prima giro i reparti (nella guida su cosa controlla l'RSPP durante il sopralluogo trovi la checklist completa), poi ci sediamo al tavolo con dati freschi, non con ricordi di sei mesi prima.
- Preparo io la convocazione con ordine del giorno, la faccio firmare al datore di lavoro e la invio a RLS e medico competente con almeno 10 giorni di anticipo, così nessuno può dire di non essere stato avvisato.
- Porto i numeri: infortuni e near miss dell'anno, stato della formazione, esito delle verifiche periodiche su impianti e attrezzature, consumi di DPI. Una riunione con i dati dura 60-90 minuti e produce decisioni; senza dati dura il doppio e produce chiacchiere.
- Verbale chiuso entro 48 ore, con piano di miglioramento datato: ogni azione ha un responsabile e una scadenza che riverifico al sopralluogo successivo.
Tutto questo è compreso nel canone dell'incarico, senza extra a sorpresa: i prezzi partono da 490€ +IVA l'anno per il rischio basso e li trovi dettagliati nella pagina sul costo dell'RSPP esterno. Per un'azienda metalmeccanica da 25 dipendenti, per capirci, parliamo di circa 1.790€ +IVA l'anno tutto incluso: sopralluogo, riunione periodica, verbali e supporto durante le ispezioni.
Domande frequenti sulla riunione periodica
Va fatta in ogni sede o una sola per l'azienda?
La norma parla di «unità produttive con più di 15 lavoratori»: se hai due stabilimenti autonomi sopra soglia, la riunione va garantita per ciascuno. Per le multi-sede organizzo spesso un'unica riunione in videoconferenza con i RLS di tutte le sedi, verbalizzando la copertura di ciascuna unità.
Il RLS può far mettere a verbale il suo dissenso?
Sì, ed è un suo diritto. Il verbale non deve essere un comunicato aziendale: se il RLS ritiene insufficienti i DPI o la formazione, la sua posizione va riportata. Meglio un dissenso verbalizzato e gestito che un esposto all'ASL sei mesi dopo.
Riunione periodica e aggiornamento del DVR sono la stessa cosa?
No. La riunione esamina il DVR, non lo sostituisce: se dal confronto emerge che la valutazione è superata, l'aggiornamento del documento di valutazione dei rischi è un'attività successiva e distinta, con le sue regole e le sue firme.
Metti in regola la tua azienda: riunione periodica inclusa
Se la tua azienda ha superato i 15 lavoratori e la riunione periodica non è mai stata verbalizzata, sei scoperto su un adempimento che un'ispezione rileva in cinque minuti. Con il mio servizio di consulenza sicurezza sul lavoro e incarico RSPP la convocazione, la conduzione e il verbale della riunione sono compresi nel canone annuale. Compila il preventivo RSPP online: in 2 minuti hai il prezzo esatto per la tua azienda e in 24 ore la nomina è operativa. Se prima vuoi capire i passaggi, trovi tutto nella pagina come funziona il servizio.