Smart working e sicurezza sul lavoro: obblighi del datore

«Ma se lavora da casa, la sicurezza non è un problema suo?» Me lo ha chiesto il mese scorso il titolare di una software house di Torino, 12 dipendenti, metà in smart working tre giorni a settimana. Risposta breve: no. La responsabilità resta tua, datore di lavoro, anche quando la scrivania è il tavolo della cucina del dipendente. Cambia il come adempiere, non il se. E la buona notizia è che gli adempimenti veri sono pochi, chiari e poco costosi — se sai quali sono. Vediamoli.

Il quadro normativo: L. 81/2017 + D.Lgs 81/2008

Il lavoro agile (lo «smart working» del linguaggio comune) è disciplinato dagli artt. 18-24 della Legge 81/2017, che si sommano — non si sostituiscono — al D.Lgs 81/2008. Attenzione all'equivoco classico sui numeri: la Legge 81 del 2017 regola il lavoro agile, il Decreto Legislativo 81 del 2008 è il Testo Unico sulla sicurezza. Due norme diverse che qui lavorano insieme.

I punti che ti riguardano come datore:

• Art. 19 L. 81/2017: il lavoro agile richiede un accordo individuale scritto, che disciplina esecuzione della prestazione, strumenti, tempi di riposo e diritto alla disconnessione.
• Art. 22 L. 81/2017: il datore garantisce la salute e sicurezza del lavoratore agile e gli consegna, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di esecuzione. Copia va anche all'RLS.
• Art. 23 L. 81/2017: tutela INAIL per infortuni e malattie professionali anche fuori dai locali aziendali, incluso l'infortunio in itinere a certe condizioni.
• D.Lgs 81/2008: restano applicabili la valutazione dei rischi (artt. 17 e 28), gli obblighi generali dell'art. 18, la formazione (art. 37) e il Titolo VII sui videoterminali. E ovviamente resta l'obbligo di nominare l'RSPP: lo smart working non lo fa venire meno nemmeno se il 100% del personale lavora da remoto.

A completare il quadro ci sono il Protocollo nazionale sul lavoro agile del 7 dicembre 2021 per il settore privato e la comunicazione telematica semplificata dei nominativi al Ministero del Lavoro (in vigore dal 2022): niente più invio degli accordi individuali, ma i nominativi e le date vanno comunicati.

L'informativa scritta: il documento che quasi nessuno consegna

Nei controlli documentali che faccio quando prendo in carico una nuova azienda, l'informativa ex art. 22 manca in più di metà dei casi in cui c'è smart working attivo. Eppure è l'adempimento più semplice della lista. Cosa deve contenere, in concreto:

• i rischi generali del lavoro da remoto: elettrico, incendio, microclima e illuminazione del locale, uso di ambienti idonei;
• i rischi specifici della mansione: videoterminale, posture, affaticamento visivo, organizzazione dei tempi e diritto alla disconnessione;
• le regole di comportamento: postazione stabile, cavi non volanti, prese non sovraccariche, pause, cosa fare in caso di infortunio;
• i requisiti raccomandati della postazione (ne parliamo tra un attimo).

Va consegnata al lavoratore e all'RLS almeno una volta l'anno, con ricevuta di consegna che ti conservi. L'INAIL ha pubblicato anche un modello di riferimento; io consiglio di personalizzarla sulla mansione reale, perché un'informativa fotocopia vale poco davanti a un giudice. È uno dei documenti che prepariamo di default nel servizio di consulenza sicurezza sul lavoro.

DVR e lavoro agile: cosa va valutato davvero

No, non devi mandare l'RSPP a ispezionare il soggiorno dei dipendenti. Ma se lo smart working è strutturale, il Documento di Valutazione dei Rischi deve contenere una sezione dedicata alla modalità agile. I rischi tipici da valutare:

• Videoterminali ed ergonomia: sedute inadeguate, schermi del portatile troppo bassi, ore continuative senza pause;
• Rischio elettrico delle attrezzature fornite dall'azienda (portatile, alimentatore, monitor): devono essere conformi e mantenute;
• Stress lavoro-correlato e isolamento: confini casa-lavoro che saltano, reperibilità di fatto continua — qui si aggancia il diritto alla disconnessione dell'accordo individuale;
• eventuale infortunio in itinere per chi lavora da luoghi terzi (coworking, sede del cliente).

Il DVR è un obbligo non delegabile del datore, redatto in collaborazione con l'RSPP: se la tua azienda è nata prima dello smart working e il documento non ne parla, va aggiornato. Vale soprattutto per uffici e aziende di servizi, il settore dove il lavoro agile è ormai la regola, ma lo vedo sempre più spesso anche in studi medici e sanità (segreterie, refertazione da remoto) e nel back office di commercio e logistica.

Videoterminali a casa: le regole del Titolo VII non vanno in ferie

Il Titolo VII del D.Lgs 81/2008 (artt. 172-179) si applica a chi usa un videoterminale in modo sistematico o abituale per almeno 20 ore settimanali. Il criterio è la mansione, non il luogo: il videoterminalista resta tale anche sul divano. In pratica:

• pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di applicazione continuativa al videoterminale (salvo diversa previsione contrattuale);
• sorveglianza sanitaria con visita preventiva e periodica: biennale per chi ha più di 50 anni o prescrizioni oculistiche, quinquennale per gli altri — quindi ti serve il medico competente;
• indicazioni sulla postazione: schermo con bordo superiore all'altezza degli occhi, seduta regolabile o comunque adeguata, illuminazione senza riflessi, tastiera e mouse separati se si lavora a lungo sul portatile.

Consiglio pratico che do a tutti i clienti: se il dipendente lavora da casa più di due giorni a settimana, fornisci monitor esterno, tastiera e un supporto per il portatile. Costo una tantum di 150-250 euro a persona, e azzeri la fonte numero uno di lamentele (cervicale e mal di schiena) e di potenziali malattie professionali. Gli obblighi generali per chi lavora al PC li trovi anche nella guida sulla sicurezza negli uffici.

Infortunio in smart working: come funziona con l'INAIL

L'art. 23 della L. 81/2017 estende la tutela INAIL alla prestazione resa fuori dai locali aziendali. La circolare INAIL n. 48/2017 ha chiarito il perimetro: è tutelato l'infortunio in occasione di lavoro, cioè con nesso funzionale con la prestazione, anche a casa. Esempi che ho visto passare davvero:

• caduta dalle scale interne mentre il lavoratore scendeva a prendere il portatile per una riunione: riconosciuto;
• ustione preparando il pranzo durante la pausa: non riconosciuto, attività estranea alla prestazione;
• incidente stradale andando al coworking indicato nell'accordo individuale: riconosciuto come in itinere, perché la scelta del luogo rispondeva a criteri di ragionevolezza.

Per te datore la procedura non cambia: denuncia all'INAIL entro 48 ore dalla ricezione del certificato medico per prognosi superiori a 3 giorni, come per qualsiasi infortunio in sede. Ed è esattamente per questo che informativa e accordo individuale contano: sono i documenti con cui dimostri di aver definito luoghi, tempi e regole. Senza, ogni contestazione diventa una discussione in salita.

Checklist operativa: cosa deve fare concretamente il datore

Nota a margine: se in azienda c'è anche telelavoro «classico» (postazione fissa domiciliare, disciplina dell'Accordo interconfederale 2004), gli obblighi sono più stringenti — lì la postazione domestica va verificata davvero. Lo smart working è un'altra cosa proprio perché la prestazione è senza postazione fissa.

E la domanda finale che mi fanno sempre: «Quanto mi costa metterlo a posto?» Per un'azienda già in regola sugli adempimenti base, integrare lo smart working significa aggiornare DVR e informativa e ritoccare la formazione: lavoro da poche centinaia di euro, spesso incluso nel canone dell'RSPP esterno. Se invece parti da zero, il canone annuo parte da 490 euro + IVA per il rischio basso — i dettagli sono nella pagina sul costo dell'RSPP esterno e le risposte ai dubbi più comuni nelle FAQ.

Metti in regola lo smart working questa settimana

Se i tuoi dipendenti lavorano da remoto e ti manca anche solo uno dei documenti di questa pagina — informativa, accordo, DVR aggiornato — conviene chiudere il cerchio adesso, prima del primo infortunio o della prima visita ispettiva. Come tuo RSPP esterno prepariamo informativa art. 22, sezione lavoro agile del DVR e piano di sorveglianza sanitaria, ovunque sia la tua azienda: siamo attivi in tutte le principali città italiane. Richiedi il preventivo RSPP online: 2 minuti, prezzo immediato, incarico attivo in 24 ore.