Nomina RSPP: come si fa, cosa deve contenere e fac simile

Cerchi un fac simile di nomina RSPP o vuoi capire come nominare l'RSPP senza commettere errori? Questa guida ti mostra i passi operativi, ti spiega sezione per sezione cosa deve contenere la lettera di nomina per essere valida in caso di ispezione, e ti dice cosa fare prima (consultazione dell'RLS) e dopo (accettazione, conservazione). La designazione dell'RSPP è uno dei due obblighi non delegabili del datore di lavoro (art. 17 D.Lgs 81/2008), insieme alla valutazione dei rischi: farla bene, e poterlo dimostrare, è responsabilità tua e di nessun altro.

Come nominare l'RSPP: i 6 passi operativi

La procedura corretta di nomina segue una sequenza precisa. Saltare un passaggio — tipicamente la consultazione dell'RLS o la verifica dei requisiti — rende la nomina attaccabile in sede ispettiva o processuale.

1. Scegli il tipo di RSPP: datore di lavoro che svolge direttamente il ruolo (solo nei limiti dell'art. 34 e dell'Allegato II), dipendente interno o professionista esterno. Per le PMI la soluzione più diffusa è l'RSPP esterno: nessun costo di formazione interna e presidio specialistico immediato.
2. Verifica i requisiti dell'art. 32: titolo di studio non inferiore al diploma, attestati dei moduli A, B (macro-settore ATECO corretto per la tua attività) e C, aggiornamento quinquennale di 40 ore in corso di validità. Chiedi copia degli attestati: la verifica spetta a te.
3. Consulta preventivamente l'RLS (art. 50 D.Lgs 81/2008), se eletto o designato, e verbalizza la consultazione. Il parere non è vincolante, ma l'omissione è sanzionata.
4. Redigi e firma la lettera di nomina con tutti i contenuti che vediamo nella sezione successiva.
5. Fai controfirmare l'accettazione all'RSPP: senza accettazione scritta non hai la prova che l'incarico sia stato assunto.
6. Conserva tutto agli atti: nomina, accettazione, attestati, verbale di consultazione RLS ed eventuale contratto di consulenza, pronti da esibire in caso di ispezione.

Cosa deve contenere la lettera di nomina RSPP

La legge non impone un modulo ministeriale: qualunque atto scritto va bene, purché contenga gli elementi che rendono la designazione certa, datata e dimostrabile. Un fac simile ben fatto — come quello che generiamo automaticamente con il servizio nomina RSPP — si compone delle sezioni che seguono.

1. Intestazione e dati dell'azienda

Ragione sociale, sede legale e sedi operative interessate dall'incarico, partita IVA/codice fiscale, codice ATECO dell'attività e generalità del datore di lavoro firmatario (nome, cognome, qualifica). Se l'azienda ha più unità produttive con datori di lavoro distinti, serve una nomina per ciascuna.

2. Dati del professionista designato

Nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, recapiti e — se esterno — eventuale partita IVA o società di consulenza di appartenenza. Va indicato espressamente che la persona è designata quale Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione ai sensi degli artt. 17 e 31 del D.Lgs 81/2008.

3. Requisiti verificati

È la sezione che gli ispettori guardano per prima: la lettera deve dare atto che il datore di lavoro ha verificato il possesso dei requisiti dell'art. 32, elencando titolo di studio, moduli A, B (con macro-settore) e C, date e enti erogatori degli attestati, e stato dell'aggiornamento quinquennale. Gli attestati vanno allegati in copia. Per il dettaglio dei requisiti leggi la guida sui requisiti RSPP.

4. Oggetto e contenuti dell'incarico

Descrizione dei compiti affidati, tipicamente ricalcando l'art. 33: individuazione e valutazione dei fattori di rischio, elaborazione delle misure di prevenzione e protezione, supporto alla redazione del DVR, proposta dei programmi di informazione e formazione, partecipazione alla riunione periodica art. 35. Utile precisare anche modalità operative: sopralluoghi previsti, reperibilità, strumenti di comunicazione.

5. Decorrenza e durata

Data di inizio dell'incarico (la copertura decorre da qui: non retrodatare mai) ed eventuale durata con condizioni di rinnovo. La nomina in sé non ha una scadenza legale: resta efficace finché non è revocata o finché il professionista non perde i requisiti.

6. Firme: datore di lavoro e accettazione dell'RSPP

Luogo, data, firma del datore di lavoro e — elemento decisivo — firma per accettazione dell'RSPP, con formula del tipo "il sottoscritto dichiara di accettare l'incarico e di possedere i requisiti di cui all'art. 32 D.Lgs 81/2008". Una nomina firmata solo dal datore di lavoro prova la volontà di designare, ma non che qualcuno abbia effettivamente assunto il ruolo. La firma digitale con marca temporale è pienamente valida e dà data certa all'atto.

La consultazione preventiva dell'RLS

Prima di firmare, il datore di lavoro deve consultare il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza sulla designazione dell'RSPP (art. 50, comma 1, lett. c). In pratica: comunichi all'RLS il nominativo e i requisiti del candidato, raccogli le eventuali osservazioni e verbalizzi l'avvenuta consultazione con firma dell'RLS. Se in azienda non è stato eletto un RLS interno, le funzioni sono svolte dal rappresentante territoriale (RLST) secondo le previsioni della contrattazione; in ogni caso documenta ciò che hai fatto. La consultazione omessa non travolge la nomina, ma espone il datore di lavoro a una sanzione autonoma ed è tra i rilievi più facili per un ispettore.

Comunicazioni e conservazione: a chi va inviata la nomina

A nessuno. L'obbligo di comunicare il nominativo dell'RSPP ad ASL e Direzione Provinciale del Lavoro, previsto dal vecchio D.Lgs 626/94, è stato soppresso: oggi la nomina non va inviata ad alcun ente. Va invece conservata in azienda — su carta o in un archivio digitale ordinato — insieme a:

• accettazione firmata dall'RSPP;
• copia degli attestati (moduli A, B, C e aggiornamenti);
• verbale di consultazione dell'RLS;
• contratto di consulenza, se l'RSPP è esterno;
• eventuali revoche e nuove nomine, in caso di sostituzione.

In caso di ispezione di ASL/ATS o Ispettorato del Lavoro, nomina e DVR sono i primi documenti richiesti: devono essere esibibili subito, non "recuperabili dal commercialista in settimana".

Gli errori da evitare

• Nomina verbale o "di fatto": senza atto scritto e accettazione, per l'organo di vigilanza l'RSPP non esiste, con le conseguenze descritte nell'articolo sulle sanzioni per mancata nomina RSPP.
• Modulo B del macro-settore sbagliato: un RSPP con modulo B per uffici non copre un'officina o un cantiere. Verifica la corrispondenza con il tuo ATECO.
• Aggiornamento quinquennale scaduto: l'RSPP perde l'operatività del requisito e la tua copertura diventa contestabile.
• Nomina retrodatata: è un falso, e in caso di infortunio aggrava drasticamente la posizione del datore di lavoro.
• Consultazione RLS saltata o non verbalizzata.
• Vacanza del ruolo: se l'RSPP si dimette o decade, la sostituzione deve essere immediata, senza periodi scoperti.
• Confondere nomina e contratto: il contratto di consulenza regola compensi e obblighi civilistici, ma non sostituisce l'atto di designazione ex art. 17.

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• archivio documentale sempre accessibile: nomina, contratto e verbali pronti da esibire in caso di controllo.

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Domande frequenti sulla nomina dell'RSPP